Informativa Privacy

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

2. DATA PROTECTION OFFICER (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati contattabile a:

• Email: m.galeazzi@soluzioni-azienda.it
• PEC: execus@legalmail.it

3. CATEGORIE DI INTERESSATI

La presente informativa si rivolge a:

• Clienti diretti (aziende che utilizzano Execus)
• Utenti finali(persone che interagiscono con l'assistente virtuale)
• Potenziali clienti (lead e prospect)
• Visitatori del sito web
• Dipendenti e collaboratori dei clienti

4. TIPOLOGIE DI DATI TRATTATI

4.1 Dati dei Clienti Business

4.2 Dati degli Utenti Finali

5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

5.1 Per i Clienti Business

• Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR): per fornire il servizio Execus
• Obblighi legali (art. 6.1.c GDPR): per adempimenti fiscali e contabili
• Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR): per prevenzione frodi e sicurezza
• Consenso (art. 6.1.a GDPR): per marketing diretto (ove applicabile)

5.2 Per gli Utenti Finali

• Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) del cliente business per:
  • Fornire assistenza clienti automatizzata
  • Migliorare la qualità del servizio
  • Gestire richieste e prenotazioni
• Consenso (art. 6.1.a GDPR): quando richiesto per trattamenti specifici

6. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

6.1 Finalità Primarie (base contrattuale/legale)

7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

7.2 Misure di Sicurezza Tecniche

• Crittografia TLS 1.3 per dati in transito
• Crittografia AES-256 per alcuni dati a riposo
• Firewall applicativi (WAF)
• Sistemi di Intrusion Detection (IDS)
• Autenticazione multi-fattore (MFA) per alcuni profili
• Backup ridondanti geograficamente
• Monitoraggio 24/7 degli accessi
• Vulnerability assessment periodici
• Penetration testing annuali

8. NATURA AUTOMATIZZATA DEL TRATTAMENTO

8.2 Trasparenza Algoritmica

In conformità all'AI Act (Reg. UE 2024/1689):

• Sistema classificato: Rischio limitato
• Obbligo di trasparenza: Gli utenti sono sempre informati dell'interazione con AI
• Diritto di intervento umano: Disponibile su richiesta
• Logica del trattamento: Natural Language Processing e Machine Learning

9. CONSERVAZIONE DEI DATI

9.1 Periodi di Retention

10. DATI DEGLI ACCOUNT GOOGLE

Se colleghi un account Google, Execus accede solo ai prodotti Google che scegli di attivare, e solo per le funzioni descritte qui.

10.1 Dati a cui accediamo e perché

• Google Calendar:creiamo un calendario dedicato nel tuo account, vi aggiungiamo, modifichiamo ed eliminiamo le prenotazioni gestite dall'assistente e leggiamo gli orari occupati dei tuoi calendari per non prenotare due appuntamenti nello stesso momento. Se attivi la sincronizzazione bidirezionale, gli eventi del calendario dedicato vengono sincronizzati con la piattaforma.
• Gmail:inviamo email dal tuo account solo quando lo configuri tu (automazioni, agenti vocali) o lo confermi all'assistente. Leggiamo le nuove email in arrivo solo per le automazioni che crei con il trigger "Email ricevuta in Gmail" e, su tua richiesta, tramite l'assistente della dashboard. Il contenuto delle email è visibile solo alla persona che ha collegato l'account.
• Google Drive, Fogli e Documenti: accediamo solo ai file che scegli con il selettore file di Google o che la piattaforma crea per te. Non vediamo il resto del tuo Drive.

10.2 Uso, conservazione e condivisione

• Usiamo i dati Google solo per fornire le funzioni che hai richiesto. Non li vendiamo, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
• Nessuna persona legge i tuoi dati Google, salvo tuo consenso esplicito, motivi di sicurezza o obblighi di legge.
• Condividiamo i dati solo con i fornitori necessari a erogare la funzione richiesta (hosting cloud e fornitori di intelligenza artificiale che elaborano il contenuto per conto nostro), mai per altri scopi.
• I token di accesso a Google sono conservati in forma cifrata. Il contenuto di un'email che avvia un'automazione resta nello storico delle esecuzioni finché non elimini l'automazione o il tuo account.
• Puoi scollegare l'account in qualsiasi momento da Integrazioni → Google Workspace: l'accesso viene revocato anche presso Google. Puoi revocarlo anche da myaccount.google.com/permissions e chiederci la cancellazione dei dati con le modalità del paragrafo 12.

10.3 Limited Use

11. TRASFERIMENTO DATI EXTRA-UE

11.1 Principio Generale

I dati sono trattati principalmente all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).

11.2 Trasferimenti verso Paesi Terzi

12. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

12.1 Catalogo dei Diritti (Artt. 15-22 GDPR)

Gli interessati hanno diritto di:

12.2 Modalità di Esercizio

Come esercitare i diritti:

• Via email: amministrazione@execus.com
• Via PEC: execus@legalmail.it

Cosa includere nella richiesta:

• Identificazione chiara del richiedente
• Diritto che si intende esercitare
• Dati oggetto della richiesta
• Modalità di risposta preferita

12.3 Termini di Risposta

• Conferma ricezione: entro 3 giorni lavorativi
• Risposta completa: entro 30 giorni
• Proroga motivata: massimo 60 giorni aggiuntivi per richieste complesse

13. DIRITTO DI RECLAMO

13.1 Autorità di Controllo

Se ritenete che il trattamento violi il GDPR, avete diritto di proporre reclamo a:

14. COOKIE POLICY

14.1 Tipologie di Cookie Utilizzati

16. MODIFICHE ALL'INFORMATIVA

16.1 Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata per:

• Modifiche normative
• Nuove funzionalità
• Cambio finalità o modalità
• Richieste del Garante

16.2 Notifica Modifiche

CONTATTI E ASSISTENZA

Per qualsiasi domanda sulla privacy: