Outbound-Kampagnen

Eine Outbound-Kampagne ist der Container für alles, was für eine Reihe von Anrufen benötigt wird: wen anrufen, was sagen, wann, wie mit Nicht-Erreichten umgehen.

Grundkonfiguration

• Kontaktliste. Die anzurufenden Nummern. Können aus dem CRM mit Filtern ausgewählt werden (z. B. 'Hotelkunden Winter 2024') oder aus CSV geladen werden.
• KI-Agent. Welcher Sprachagent die Anrufe führt. Sie können einen für die Kampagne dedizierten Agenten mit gezielten Anweisungen haben (z. B. 'Nach-Aufenthalt-Umfrage').
• Caller-ID. Die Nummer, die dem Empfänger angezeigt wird. Im Schritt „Von welcher Nummer rufen Sie an?“ haken Sie jede Nummer an, von der aus angerufen werden soll: alle Nummern Ihres Unternehmens, die ausgehende Anrufe führen können (die Hauptnummer zuerst; temporäre oder nur eingehende Nummern werden nicht angeboten), und Ihre verifizierten Caller-IDs. Execus ermöglicht die Rotation mehrerer Caller-IDs, um Spam-Kennzeichnungen zu vermeiden und regionale Beschränkungen einzuhalten.
• Zeitfenster. Wann die Anrufe starten (z. B. Mo-Fr 10:00-19:00). Erstanrufe und Wiederholungen starten niemals außerhalb dieser Zeiten, aus Respekt und gesetzlich. Ausnahme: Ein Rückruf, um den die Person gebeten hat, erfolgt zur gewünschten Zeit, auch außerhalb des Zeitfensters. In Kampagnen nur mit menschlichen Agenten (Operatoren) erfolgt er nur, wenn einer der Operatoren der Kampagne online ist; sonst wartet er auf das Zeitfenster.
• Rhythmus. Wie viele Anrufe parallel, wie viele pro Minute. Balance zwischen Kampagnengeschwindigkeit und Agentenverfügbarkeit (im Eskalationsmodus).

Retry-Regeln

Nicht alle Anrufe sind beim ersten Versuch erfolgreich. Die Retry-Regeln definieren, was bei keiner Antwort, Besetzt, Anrufbeantworter oder nicht erreichbarer Nummer zu tun ist. Typischerweise: 2-3 mal in mehrstündigen Abständen wiederholen, verteilt auf verschiedene Tage. Wenn die Nummer bestätigt nicht erreichbar ist, markieren Sie sie, um sie nicht erneut zu versuchen.

Strukturierte Ergebnisse

Jeder Anruf endet mit einem kategorisierten Ergebnis: 'Bestätigung erhalten', 'höfliche Ablehnung', 'Rückrufanfrage', 'falsche Nummer' usw. Die Liste der möglichen Ergebnisse definieren Sie je nach Kampagnenziel. Die KI weist das Ergebnis basierend auf dem Gespräch zu; die Ergebnisse ermöglichen spätere Analyse und Segmentierung.

Kampagne erstellen

Wähle unter Kampagnen Neue Kampagne: Es öffnet sich ein Vollbildablauf, der Assistent bleibt immer griffbereit. Kein Anruf startet, bevor du die Kampagne selbst startest.

• Mit KI vorbereiten. Empfohlen. Du sagst, wen du anrufen willst und warum: Der Assistent stellt dir nacheinander ein paar Fragen und füllt den Entwurf aus, den du vor dem Speichern prüfst.
• Kampagne duplizieren. Starte von einer bestehenden Kampagne: Die Kopie übernimmt die Einstellungen und beginnt als Entwurf.
• Schritt für Schritt einrichten. Du entscheidest: Ziel, wen du anrufst (Unternehmen, Privatpersonen oder beide), wer anruft (Assistent, Operatoren oder beide), Kontaktlisten, Absendernummer, Anrufzeiten, zu erfassende Ergebnisse.

Der letzte Schritt ist die Zusammenfassung: Du prüfst jeden Bereich, korrigierst bei Bedarf und drückst auf Entwurf erstellen. Wenn du vorher abbrichst, fragt dich eine Bestätigung, damit nichts verloren geht.

Prüfungen vor dem Start

Der Entwurf zeigt eine Checkliste: Kontakte, Absendernummern, Assistent oder Operatoren, rechtliche Angaben, Guthaben, Anrufzeiten und Ergebnisse. Pflichtpunkte blockieren den Start, jeder fehlende Punkt verlinkt auf den Bereich, den du ergänzen musst; empfohlene Punkte warnen nur.

Ergebnisse und Kontakte

Die Kampagnenseite zeigt, wie viele Kontakte erreicht wurden, die Antwortquote und die Ergebnisse in Prozent, auch als Ringdiagramm. Ein Klick auf ein Segment öffnet die Anrufe mit diesem Ergebnis.

• Kontakte nach Status. Suche nach Name oder Nummer, filtere nach Status (zum Beispiel die nicht Erreichten) und exportiere die Liste als CSV.
• Nicht Erreichte erneut anrufen. Dupliziert die Kampagne als neuen Entwurf, der nur die nicht erreichten Kontakte anruft; das Original bleibt unverändert.
• Kontakte und Anrufe. Das Diagramm zählt Kontakte, der Tab Ergebnisse zählt Anrufe: Ein mehrfach angerufener Kontakt kann mehrfach erscheinen.