Kalender

Verbinden Sie Ihren Kalender mit Execus und der Sprachassistent hat immer aktuelle Termine. Bidirektionale Synchronisierung: Execus liest den Kalender und kann Termine automatisch hinzufügen.

Welche Kalender werden unterstützt

• Google Calendar
• Apple Calendar (iCloud)
• Calendly

Was Sie tun können

• Verfügbarkeit prüfen. Vor dem Buchen prüft der Agent, ob die Zeit in Google Calendar und Calendly frei ist (nicht in Apple Calendar)
• Automatisch buchen. Der Kunde bucht während des Anrufs und Execus trägt den Termin in Google Calendar oder Apple Calendar ein (Calendly erhält keine Buchungen)
• Konflikte vermeiden. Wenn der Kalender voll ist, teilt Execus dies dem Kunden mit
• Automatische Erinnerungen. Execus kann dem Kunden am Tag vor der Buchung eine Nachricht senden

So verbinden Sie den Kalender

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   Öffnen Sie die Seite Buchungen

   Oben rechts über dem Kalender gibt es für jede App eine Schaltfläche: Google Calendar, Apple Calendar und Calendly. Ein Klick darauf öffnet das Einrichtungsfenster (nur Inhaber und Administratoren sehen diese Schaltflächen). Die Kalender-Apps auf der Seite Integrationen öffnen dasselbe Fenster. Bei Google Calendar führt Sie das Fenster durch die fünf Schritte unten.

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   Konto

   Klicken Sie auf „Mit Google anmelden“ und schließen Sie die Anmeldung im Pop-up ab: Danach springt das Fenster von selbst zum nächsten Schritt. Hier finden Sie auch die bidirektionale Synchronisierung, die Sie ein- oder ausschalten oder mit „Jetzt synchronisieren“ sofort starten können, sowie die Schaltfläche zum Trennen des Kontos.

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   Kalender

   Wählen Sie, welche Kalender des Kontos Execus verwendet: Deren Termine blockieren die Zeiten der Agenten und erscheinen auf der Seite Buchungen. Der Execus-Kalender ist immer aktiv. Geben Sie dann an, ob die Kalender unabhängig arbeiten („Ja, jeder für sich“: Ein Termin in einem Kalender blockiert nie die anderen, praktisch bei mehreren Standorten) oder einen gemeinsamen Terminplan bilden. Wenn Sie das Häkchen bei einem Kalender entfernen, verschwinden seine importierten Termine aus Execus, bleiben aber in Google.

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   Buchungen

   Legen Sie für jeden Kalender fest, ob der Agent dort bucht, und geben Sie ihm einen Namen und eine kurze Beschreibung (der Agent nutzt sie im Gespräch, um den richtigen Kalender zu wählen). Stellen Sie dann die Dauer einer Buchung ein und ob sich in diesem Kalender mehrere Buchungen zur gleichen Zeit überschneiden dürfen („Wie im Agenten eingestellt“, „Nein, eine nach der anderen“ oder „Ja, erlaubt“). Bei nur einem Kalender bucht der Agent immer dort, ohne nachzufragen.

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   Agenten

   Wählen Sie, welche Sprachagenten in diesen Kalendern Buchungen annehmen. Die Einstellungen werden als Reservierungsarten mit der Kennzeichnung „Aus Buchungen“ in jeden Agenten kopiert und bleiben auf der Seite des Agenten bearbeitbar. Agenten ohne Häkchen buchen dort nicht mehr. Sie können dem Kunden außerdem eine Bestätigungs-SMS senden lassen.

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   Übersicht

   Prüfen Sie, was passieren wird, schalten Sie die Synchronisierung in beide Richtungen ein und klicken Sie auf „Speichern“.

Bei Apple Calendar fragt das Fenster nach Ihrer Apple-ID und einem app-spezifischen Passwort (siehe die Anleitung „Apple Calendar verbinden“). Buchungen werden in Ihren iCloud-Kalender kopiert, aber vor dem Buchen prüft der Agent nicht, ob im Apple-Kalender schon Termine liegen: Wenn Ihre Termine Zeiten blockieren sollen, verwenden Sie Google Calendar.

Bei Calendly melden Sie sich einfach mit Ihrem Konto an. Calendly wird nur für die Verfügbarkeit gelesen, und zwar bei Kalendern, die eine Buchung nach der anderen annehmen, und erhält nie Buchungen.

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