Vue calendrier

La vue calendrier de Execus vous permet de visualiser toutes les réservations en temps réel, de naviguer par jour, semaine ou mois, et d'accéder rapidement aux détails de chaque réservation.

Aperçu de la vue calendrier

Le calendrier affiche les réservations de tous vos agendas dans une seule grille, dans le style de Google Agenda. Le menu en haut à droite permet de passer du mois à la semaine ou au jour, « Aujourd'hui » et les flèches de naviguer, et le panneau de droite de restreindre ce que vous voyez.

Modes d'affichage

1. Vue mensuelle. Une ligne par réservation : pastille, heure et titre. Quand un jour n'a pas la place de tout afficher, « +N autres » apparaît et un clic ouvre la liste de ce jour. Un clic sur le numéro du jour ouvre la vue journalière. La molette de la souris, ou le défilement sur le pavé tactile, passe au mois suivant ou précédent.
2. Vue hebdomadaire. Aperçu sur 7 jours avec une grille horaire. Parfait pour planifier le personnel et repérer les pics.
3. Vue journalière. Affiche toutes les réservations d'une seule journée avec les heures exactes. Idéal pour les vérifications avant le service.

Couleurs et statut des réservations

La couleur est celle de l'agenda : chaque agenda a la sienne (la même que dans Google Agenda s'il est connecté) et vous la retrouvez dans la case du panneau « Agendas ». Le statut se lit sur la pastille à côté du titre, il ne dépend donc jamais de la couleur seule. Les réservations sur toute la journée ou sur plusieurs jours sont des barres pleines dans la couleur de l'agenda.

Pastille pleine - Confirmée ou approuvée

La réservation est valide.

Cercle vide - En attente

En attente de la confirmation du client ou d'informations supplémentaires.

Cercle en pointillés - Annulation demandée

Le client a demandé d'annuler et attend votre confirmation.

Cercle vide et titre barré - Refusée

La réservation a été refusée. Le créneau est de nouveau disponible.

Le panneau de droite

Le panneau est fermé au départ : ouvrez-le avec le bouton en haut à droite (sur petit écran il s'ouvre en tiroir). Il contient un mini-calendrier, la liste des agendas, le filtre par statut et la prochaine réservation.

• Mini-calendrier. Un clic sur un jour déplace la grille à cette date sans changer de vue ; un double clic ouvre la vue journalière de cette date, avec tous ses rendez-vous. Changer de mois dans le mini-calendrier ne déplace pas la grille.
• Agendas. La liste contient l'agenda Execus, les agendas choisis dans la configuration Google et ceux sur lesquels un agent réserve déjà. Décochez un agenda pour le masquer : le choix est conservé dans ce navigateur. Le menu « ⋯ » permet d'afficher uniquement cet agenda ou, si vous en avez le droit, d'ouvrir ses paramètres.
• Statut. Les statuts fonctionnent comme les agendas : décochez-en un pour masquer les réservations dans ce statut, puis appuyez sur « Tout afficher » pour les revoir toutes. Le point à côté de chaque statut est celui que dessine le calendrier ; le titre des réservations refusées est aussi barré.
• Rappels. Si vous pouvez voir les campagnes, le calendrier affiche aussi les rappels programmés : quand l'agent IA ou un opérateur rappellera un client, parce que le client l'a demandé pendant un appel ou qu'un opérateur l'a programmé. Ils apparaissent comme des blocs à contour en pointillés avec une icône de téléphone, à côté des réservations mais sans leur couleur, et ils ne se modifient pas d'ici. Un clic ouvre le détail : contact, numéro, campagne, qui rappellera, qui l'a demandé, notes, et le lien vers les contacts de la campagne ou vers l'appel d'origine. Un rappel quitte le calendrier une fois passé. Les rappels créés hors campagne (appels entrants et appels manuels des opérateurs) ne sont visibles que des propriétaires et des administrateurs ; ceux des campagnes sont visibles de qui peut voir les campagnes. Les rappels d'une campagne en pause sont signalés : ils ne partent qu'à la reprise de la campagne. Dans la section «Rappels» du panneau, vous pouvez les masquer et cocher «Inclure les nouvelles tentatives automatiques» pour voir aussi celles que les campagnes planifient seules (généralement nombreuses).
• Avis dans la barre latérale. Quand il y a du nouveau, un point bleu apparaît dans la barre latérale sur la section qui contient «Réservations» ; en l'ouvrant, «Réservations» affiche un nombre : les réservations arrivées depuis votre dernière ouverture du calendrier plus les rappels programmés dans les 24 prochaines heures. Le nombre se met à jour chaque minute ; les réservations repassent à zéro quand vous ouvrez le calendrier, les rappels disparaissent une fois effectués. Les rappels ne sont comptés que si vous pouvez voir les campagnes.
• Paramètres des agents. Le bouton «Paramètres des agents», en haut à droite du panneau, ouvre les paramètres de réservation des agents vocaux : les mêmes que sur la page de l'agent (SMS, chevauchements, nombre de personnes, titre et description de l'événement du calendrier), avec la liste des agents au-dessus. Cochez les agents concernés : à l'enregistrement, chacun reçoit exactement ces paramètres et ses réservations s'activent, tandis que les agents non cochés restent tels quels. Le formulaire part des paramètres du premier agent coché, et un avertissement indique les agents qui ont aujourd'hui des paramètres différents ou des réservations désactivées. Le titre de l'événement est obligatoire et commence par «Prenotazione per {nome_cliente}» ; la description commence par «Prenotazione di {nome_cliente} dal {data_inizio} al {data_fine}» et peut rester vide. Seuls les propriétaires et les administrateurs le voient.

Créer une réservation depuis le calendrier

En vue mensuelle, cliquez sur une zone vide d'un jour : une fenêtre rapide s'ouvre avec le titre, les heures de début et de fin et l'agenda de destination. « Enregistrer » crée la réservation, « Plus d'options » ouvre le formulaire complet. Le bouton « Nouvel événement » ouvre aussi le formulaire complet ; à la création vous choisissez l'agenda, à la modification il est seulement indiqué. Seules les personnes qui peuvent gérer les réservations voient ces actions.

Chaque réservation dans le calendrier est cliquable et vous donne un accès immédiat à toutes les informations pertinentes, y compris les coordonnées du client, les préférences enregistrées et l'historique des interactions avec l'assistant vocal.