Campagne outbound

Una campagna outbound è il contenitore di tutto ciò che serve per una serie di chiamate: chi chiamare, cosa dire, quando, come gestire chi non risponde.

Configurazione base

• Lista contatti. I numeri da chiamare. Possono essere selezionati dal CRM con filtri (es. 'clienti hotel inverno 2024') o caricati da CSV.
• Agente AI. Quale agente vocale conduce le chiamate. Puoi avere un agente dedicato alla campagna, con istruzioni mirate (es. 'sondaggio post-soggiorno').
• Caller ID. Il numero che appare al destinatario. Nel passaggio “Da quale numero chiami?” selezioni ogni numero da cui vuoi chiamare: tutti i numeri della tua attività che possono fare chiamate in uscita (prima quello principale; i numeri temporanei o solo in entrata non vengono proposti) e i tuoi caller ID verificati. Execus permette di ruotare più caller ID per evitare etichetta di spam e rispettare i limiti regionali.
• Fascia oraria. Quando partono le chiamate (es. lun-ven 10:00-19:00). Prime chiamate e retry non partono mai fuori da queste fasce, per rispetto e per legge. Fa eccezione il richiamo chiesto dalla persona: parte all'ora che ha scelto, anche fuori fascia. Nelle campagne con soli operatori parte solo se uno degli operatori della campagna è online; altrimenti aspetta la fascia.
• Ritmo. Quante chiamate in parallelo, quante al minuto. Bilancia velocità di campagna e disponibilità di operatori (in modalità con escalation).

Regole di retry

Non tutte le chiamate vanno bene al primo tentativo. Le regole di retry definiscono cosa fare quando: nessuna risposta, occupato, segreteria, numero non raggiungibile. Tipicamente: riprovare 2-3 volte a intervalli di alcune ore, distribuiti in giorni diversi. Quando il numero è confermato irraggiungibile, marcalo per non riprovare.

Esiti strutturati

Ogni chiamata termina con un esito categorizzato: 'conferma ricevuta', 'rifiuto cortese', 'richiesta richiamo', 'numero errato', etc. La lista di esiti possibili la definisci tu in base allo scopo della campagna. L'AI assegna l'esito basandosi sulla conversazione; gli esiti permettono analisi e segmentazione successiva.

Creare una campagna

Da Campagne scegli Nuova campagna: si apre una schermata a tutto schermo, con l'assistente sempre a portata di mano. Nessuna chiamata parte finché non la avvii tu.

• Prepara con l'AI. Consigliato. Dici chi vuoi chiamare e perché: l'assistente ti fa qualche domanda alla volta e riempie la bozza, che controlli prima di salvare.
• Duplica una campagna. Parti da una campagna che hai già: la copia ha le stesse impostazioni e parte come bozza.
• Configura passo passo. Scegli tu: obiettivo, chi chiami (aziende, privati o entrambi), chi chiama (assistente, operatori o entrambi), liste di contatti, numero chiamante, orari, esiti da raccogliere.

L'ultimo passo è il riepilogo: controlli ogni sezione, puoi correggerla, poi premi Crea bozza. Se esci prima, ti chiede conferma per non perdere le modifiche.

Controlli prima di partire

Nella bozza trovi l'elenco dei controlli: contatti, numeri chiamante, assistente o operatori, dati legali, credito, orari ed esiti. Quelli obbligatori bloccano l'avvio e ogni voce mancante ha un link alla sezione da completare; quelli consigliati ti avvisano soltanto.

Risultati e contatti

Nella pagina della campagna vedi quanti contatti sono stati raggiunti, il tasso di risposta e gli esiti con le percentuali, anche in un grafico a ciambella. Cliccando una fetta apri le chiamate con quell'esito.

• Contatti per stato. Cerca per nome o numero, filtra per stato (per esempio i non raggiunti) ed esporta l'elenco in CSV.
• Richiama i non raggiunti. Duplica la campagna in una nuova bozza che chiama solo i contatti non raggiunti, senza toccare la campagna originale.
• Contatti e chiamate. Il grafico conta i contatti, la scheda Esiti conta le chiamate: un contatto chiamato più volte può comparire più volte.