Calendario

Collega il tuo calendario a Execus e l'assistente vocale avrà sempre gli orari aggiornati. Sincronizzazione bidirezionale: Execus legge il calendario e può aggiungere appuntamenti automaticamente.

Quali calendari sono supportati

• Google Calendar
• Apple Calendar (iCloud)
• Calendly

Cosa puoi fare

• Controllare disponibilità. Prima di prenotare, l'agente controlla che l'orario sia libero su Google Calendar e Calendly (non su Apple Calendar)
• Prenotare automaticamente. Il cliente prenota durante la chiamata e Execus aggiunge l'appuntamento a Google Calendar o Apple Calendar (Calendly non riceve prenotazioni)
• Evitare conflitti. Se il calendario è pieno, Execus lo comunica al cliente
• Promemoria automatici. Execus può mandare un messaggio al cliente il giorno prima della prenotazione

Come collegare il calendario

1. 1

   Apri la pagina Prenotazioni

   In alto a destra, sopra il calendario, trovi un pulsante per ogni app: Google Calendar, Apple Calendar e Calendly. Cliccane uno per aprire la finestra di configurazione (solo proprietari e amministratori vedono questi pulsanti). Anche le app di calendario nella pagina Integrazioni aprono questa finestra. Per Google Calendar la finestra ti guida nei cinque passi qui sotto.

2. 2

   Account

   Premi «Accedi con Google» e completa l'accesso nel pop-up: al termine la finestra passa da sola al passo successivo. Qui trovi anche la sincronizzazione nelle due direzioni, che puoi attivare, disattivare o avviare subito con «Sincronizza ora», e il pulsante per scollegare l'account.

3. 3

   Calendari

   Scegli quali calendari dell'account usa Execus: i loro appuntamenti bloccano gli orari degli agenti e compaiono nella pagina Prenotazioni. Il calendario Execus è sempre attivo. Indica poi se lavorano in modo indipendente («Sì, ognuno per conto suo»: un appuntamento su un calendario non blocca mai gli altri, utile per più sedi) o come un'unica agenda. Se togli la spunta a un calendario, i suoi appuntamenti importati spariscono da Execus, ma restano su Google.

4. 4

   Prenotazioni

   Per ogni calendario scegli se l'agente prenota lì, dagli un nome e una breve descrizione (l'agente li usa durante la chiamata per scegliere il calendario giusto), poi imposta la durata della prenotazione e se più prenotazioni possono sovrapporsi nello stesso orario su quel calendario («Come impostato nell'agente», «No, una alla volta» o «Sì, consentite»). Con un solo calendario l'agente prenota sempre lì, senza chiedere.

5. 5

   Agenti

   Scegli quali agenti vocali prendono prenotazioni su questi calendari. Le impostazioni vengono copiate in ogni agente come tipi di prenotazione con l'etichetta «Da Prenotazioni» e restano modificabili dalla pagina dell'agente. Gli agenti senza spunta smettono di prenotare lì. Puoi anche far inviare al cliente un SMS di conferma.

6. 6

   Riepilogo

   Controlla cosa succederà, attiva la sincronizzazione nelle due direzioni e premi «Salva».

Con Apple Calendar la finestra chiede il tuo Apple ID e una password per le app (vedi la guida «Collegare Apple Calendar»). Le prenotazioni vengono copiate nel calendario iCloud, ma prima di prenotare l'agente non controlla gli impegni del calendario Apple: se vuoi che i tuoi appuntamenti blocchino gli orari, usa Google Calendar.

Con Calendly basta accedere al tuo account. Calendly viene letto solo per la disponibilità, sui calendari che accettano una prenotazione alla volta, e non riceve mai le prenotazioni.

Privacy e dati