Campañas outbound

Una campaña outbound es el contenedor de todo lo necesario para una serie de llamadas: a quién llamar, qué decir, cuándo, cómo gestionar a quien no responde.

Configuración básica

• Lista de contactos. Los números a llamar. Pueden seleccionarse desde el CRM con filtros (p. ej. 'clientes hotel invierno 2024') o cargarse desde CSV.
• Agente IA. Qué agente de voz lleva las llamadas. Puedes tener un agente dedicado a la campaña, con instrucciones específicas (p. ej. 'encuesta post-estancia').
• Caller ID. El número que aparece al destinatario. En el paso «¿Desde qué número llamas?» marcas cada número desde el que quieres llamar: todos los números de tu negocio que pueden hacer llamadas salientes (primero el principal; los números temporales o solo de entrada no se ofrecen) y tus caller ID verificados. Execus permite rotar varios caller ID para evitar la etiqueta de spam y respetar los límites regionales.
• Franja horaria. Cuándo arrancan las llamadas (p. ej. lun-vie 10:00-19:00). Las primeras llamadas y los reintentos nunca salen fuera de estas franjas, por respeto y por ley. La excepción es la devolución de llamada que pidió la persona: se hace a la hora que eligió, incluso fuera de la franja. En las campañas solo con operadores se hace solo si uno de los operadores de la campaña está conectado; si no, espera a la franja.
• Ritmo. Cuántas llamadas en paralelo, cuántas por minuto. Equilibra la velocidad de la campaña y la disponibilidad de operadores (en modalidad con escalada).

Reglas de reintento

No todas las llamadas salen bien al primer intento. Las reglas de reintento definen qué hacer cuando: no hay respuesta, comunica, contestador, número no localizable. Habitualmente: reintentar 2-3 veces a intervalos de algunas horas, distribuidos en días distintos. Cuando el número está confirmado como ilocalizable, márcalo para no reintentar.

Resultados estructurados

Cada llamada termina con un resultado categorizado: 'confirmación recibida', 'rechazo cortés', 'solicitud de recall', 'número erróneo', etc. La lista de resultados posibles la defines tú según el objetivo de la campaña. La IA asigna el resultado basándose en la conversación; los resultados permiten análisis y segmentación posteriores.

Crear una campaña

En Campañas elige Nueva campaña: se abre una pantalla completa, con el asistente siempre a mano. Ninguna llamada sale hasta que inicies tú la campaña.

• Preparar con la IA. Recomendado. Dices a quién quieres llamar y por qué: el asistente te hace unas preguntas, una por vez, y rellena el borrador que revisas antes de guardar.
• Duplicar una campaña. Parte de una campaña que ya tienes: la copia mantiene los mismos ajustes y empieza como borrador.
• Configurar paso a paso. Eliges tú: objetivo, a quién llamas (empresas, particulares o ambos), quién llama (asistente, operadores o ambos), listas de contactos, número de llamada, horarios, resultados que recoger.

El último paso es el resumen: revisas cada sección, corriges lo que haga falta y pulsas Crear borrador. Si sales antes, te pide confirmación para no perder los cambios.

Comprobaciones antes de empezar

El borrador muestra una lista de comprobaciones: contactos, números de llamada, asistente u operadores, datos legales, crédito, horarios y resultados. Las obligatorias bloquean el inicio y cada elemento que falta enlaza con la sección por completar; las recomendadas solo avisan.

Resultados y contactos

La página de la campaña muestra cuántos contactos se han alcanzado, la tasa de respuesta y los resultados con porcentajes, también en un gráfico de anillo. Haz clic en una porción para abrir las llamadas con ese resultado.

• Contactos por estado. Busca por nombre o número, filtra por estado (por ejemplo los no localizados) y exporta la lista a CSV.
• Volver a llamar a los no localizados. Duplica la campaña en un nuevo borrador que llama solo a los contactos no localizados, sin tocar la original.
• Contactos y llamadas. El gráfico cuenta contactos, la pestaña Resultados cuenta llamadas: un contacto llamado varias veces puede aparecer más de una vez.