Calendario

Conecta tu calendario a Execus y el asistente de voz tendrá siempre los horarios actualizados. Sincronización bidireccional: Execus lee el calendario y puede añadir citas automáticamente.

Qué calendarios están soportados

• Google Calendar
• Apple Calendar (iCloud)
• Calendly

Qué puedes hacer

• Comprobar disponibilidad. Antes de reservar, el agente comprueba que la hora esté libre en Google Calendar y Calendly (no en Apple Calendar)
• Reservar automáticamente. El cliente reserva durante la llamada y Execus añade la cita a Google Calendar o Apple Calendar (Calendly no recibe reservas)
• Evitar conflictos. Si el calendario está lleno, Execus se lo comunica al cliente
• Recordatorios automáticos. Execus puede enviar un mensaje al cliente la víspera de la reserva

Cómo conectar el calendario

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   Abre la página Reservas

   Arriba a la derecha, encima del calendario, hay un botón para cada aplicación: Google Calendar, Apple Calendar y Calendly. Haz clic en uno para abrir la ventana de configuración (solo los propietarios y los administradores ven estos botones). Las aplicaciones de calendario de la página Integraciones abren la misma ventana. Con Google Calendar, la ventana te guía por los cinco pasos que ves a continuación.

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   Cuenta

   Pulsa «Iniciar sesión con Google» y completa el acceso en la ventana emergente: al terminar, la configuración pasa sola al paso siguiente. Aquí también encuentras la sincronización bidireccional, que puedes activar, desactivar o lanzar al momento con «Sincronizar ahora», y el botón para desconectar la cuenta.

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   Calendarios

   Elige qué calendarios de la cuenta usa Execus: sus citas bloquean las horas de los agentes y aparecen en la página Reservas. El calendario de Execus siempre está activo. Indica luego si funcionan de forma independiente («Sí, cada uno por su cuenta»: una cita en un calendario nunca bloquea los demás, útil si tienes varias sedes) o como una sola agenda. Si desmarcas un calendario, sus citas importadas desaparecen de Execus, pero siguen en Google.

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   Reservas

   Para cada calendario, elige si el agente reserva en él y ponle un nombre y una breve descripción (el agente los usa durante la llamada para elegir el calendario correcto). Después define la duración de la reserva y si varias reservas pueden coincidir a la misma hora en ese calendario («Como en el agente», «No, una cada vez» o «Sí, permitidas»). Con un solo calendario, el agente siempre reserva en él sin preguntar.

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   Agentes

   Elige qué agentes de voz toman reservas en estos calendarios. Los ajustes se copian en cada agente como tipos de reserva marcados «Desde Reservas» y puedes seguir editándolos desde la página del agente. Los agentes que dejes sin marcar dejan de reservar ahí. También puedes hacer que el cliente reciba un SMS de confirmación.

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   Resumen

   Revisa lo que va a pasar, activa la sincronización en ambos sentidos y pulsa «Guardar».

Con Apple Calendar, la ventana te pide tu Apple ID y una contraseña específica de la aplicación (consulta la guía «Conectar Apple Calendar»). Las reservas se copian en tu calendario de iCloud, pero antes de reservar el agente no comprueba las horas ocupadas del calendario de Apple: si quieres que tus citas bloqueen horas, usa Google Calendar.

Con Calendly, basta con iniciar sesión en tu cuenta. Calendly solo se consulta para la disponibilidad, en los calendarios que aceptan una reserva cada vez, y nunca recibe reservas.

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